Beste praktijken voor het bijhouden van nauwkeurige administratie voor WBSO-naleving

Het bijhouden van nauwkeurige en gedetailleerde administratie is essentieel om aan te tonen dat u voldoet aan de WBSO-regelgeving en om te kunnen verantwoorden wat u claimt. Hier zijn enkele best practices:
  • Organiseer documentatie: Zorg ervoor dat alle projectgerelateerde documenten systematisch worden georganiseerd en gemakkelijk toegankelijk zijn. Maak aparte mappen of digitale archieven voor urenstaten, facturen, bonnetjes, projectplannen, voortgangsrapporten en mijlpalen. Consistente organisatie bespaart tijd tijdens interne controles of externe audits, vooral als de RVO (Rijksdienst voor Ondernemend Nederland) om documentatie vraagt.
  • Regelmatige updates: Werk de administratie regelmatig bij, idealiter binnen 10 werkdagen, om ervoor te zorgen dat ze de huidige status van het R&D-project weerspiegelen. Zorg ervoor dat zowel de urenadministratie (voor gewerkte uren) als de projectadministratie (voor projectvoortgang) nauwkeurig en up-to-date zijn. Vermijd het achteraf aanpassen van gegevens of het terugdateren van registraties, omdat dit tijdens audits tot nalevingsproblemen kan leiden.
  • Verificatie en validatie: Controleer en verifieer regelmatig de nauwkeurigheid van uw administratie. Dit proces omvat het vergelijken van urenstaten met werkelijke projectresultaten, het controleren van financiële administratie met R&D-mijlpalen en ervoor zorgen dat alle ingevoerde gegevens correct zijn gedocumenteerd. Voer periodiek interne audits uit om te controleren of u voldoet aan de WBSO-regelgeving en of alle documentatie compleet is.
  • Tijdregistratie met tools: Gebruik speciale tools voor tijdregistratie, zoals Traqqie, om tijdregistratieprocessen te automatiseren en het risico op menselijke fouten te minimaliseren. Geautomatiseerde tools kunnen helpen om consistente gegevens bij te houden en bieden een betrouwbare audit trail voor gewerkte uren aan R&D-activiteiten, wat cruciaal is voor het aantonen van naleving.
  • Koppeling van uren aan projecten: Zorg ervoor dat tijdregistratie niet alleen de gewerkte uren registreert, maar elke uur koppelt aan specifieke R&D-projecten. Deze koppeling helpt om de afstemming tussen projectresultaten en de bestede tijd te verifiëren, wat belangrijk is voor het succes van uw WBSO-aanvraag en naleving van de rapportagevereisten.
  • Wijzigingen in het project: Als er wijzigingen zijn in de reikwijdte, doelstellingen of tijdlijnen van het project, werk uw administratie dan dienovereenkomstig bij. WBSO-aanvragen zijn gebaseerd op specifieke technische uitdagingen en ontwikkelingen, en elke afwijking moet goed worden gedocumenteerd. Dit kan problemen tijdens audits voorkomen en toont transparantie in de manier waarop u het project heeft beheerd.
  • Frequently Asked Questions

    Privacy PolicyTerms and Conditions
    Traqqie
    Bankastraat 42, 1094EG Amsterdam
    KVK: 69477205
    BTW: NL002464011B17
    Email: info@traqqie.com Tel: 0647862151
    © 2025 Traqqie.com. All Rights Reserved.