Bedrijven met werknemers (S&O-inhoudingsplichtigen) zijn entiteiten die direct speur- en ontwikkelingswerk (S&O) uitvoeren en werknemers hebben die betrokken zijn bij deze activiteiten. Deze entiteiten kunnen variëren van grote multinationale ondernemingen tot kleine en middelgrote ondernemingen (MKB's). Bedrijven die aan de volgende criteria voldoen, kunnen in aanmerking komen voor WBSO als S&O-inhoudingsplichtigen:
Freelancers en WBSO: Hoewel freelancers en externe contractanten kunnen bijdragen aan de S&O-activiteiten van een bedrijf, kunnen hun uren en werk niet worden meegenomen in de berekening van de loonkostenverlaging voor WBSO-doeleinden. Dit komt doordat WBSO specifiek is ontworpen om loonkosten te verlagen voor werknemers in loondienst die betrokken zijn bij S&O. Bedrijven worden daarom aangemoedigd om S&O-personeel rechtstreeks in dienst te nemen om optimaal te profiteren van de belastingverlagingen die door de WBSO worden geboden.
Een middelgroot technologiebedrijf, Bedrijf A, voert S&O-activiteiten uit om een nieuw type batterij te ontwikkelen met een hogere energiedichtheid. Ze hebben een toegewijd S&O-team, bestaande uit werknemers in loondienst, die aan dit project werken. Hun onderzoek is systematisch georganiseerd en wordt uitgevoerd binnen hun Europese faciliteiten. Dit bedrijf komt in aanmerking als S&O-inhoudingsplichtige omdat ze aan alle vereiste criteria voldoen en de benodigde werknemers in loondienst hebben om de belastingvoordelen te claimen.
Bedrijf B, een digitaal marketingbureau, schakelt freelancers in om hun softwaretools bij te werken en hun website te onderhouden. Deze activiteiten zijn routinematig en brengen geen significant technisch-wetenschappelijk onderzoek of innovatie met zich mee. Daarnaast heeft Bedrijf B geen werknemers in loondienst die in aanmerking komen om de loonkostenverlaging van de WBSO te claimen. Daarom komt Bedrijf B niet in aanmerking als S&O-inhoudingsplichtige onder de WBSO-regeling.