Na afloop van het WBSO-jaar is het belangrijk om de gewerkte uren te verwerken en ervoor te zorgen dat alle documentatie op orde is. Hier is hoe u dit proces effectief kunt afhandelen, rekening houdend met de verschillen tussen zelfstandige ondernemers en bedrijven met werknemers:
Zelfstandige Ondernemers: Vat het totale aantal gewerkte uren aan R&D-activiteiten over het jaar samen. Zorg ervoor dat deze uren overeenkomen met de oorspronkelijke schattingen die tijdens het aanvraagproces zijn gemaakt. Houd gedetailleerde gegevens bij van de projecten, inclusief beschrijvingen, uitdagingen en resultaten. Bijvoorbeeld, als u 800 uur voor een project had geschat maar slechts 750 uur hebt voltooid, documenteer dan de redenen voor de afwijking.Bedrijven met Werknemers: Verzamelen van timesheets en projectrapporten van alle werknemers die bij R&D-activiteiten betrokken zijn. Zorg ervoor dat de geregistreerde uren nauwkeurig zijn en overeenkomen met de projecttijdlijnen. Organiseer deze gegevens zodat de bijdragen van elke werknemer duidelijk zijn. Bijvoorbeeld, als meerdere werknemers aan verschillende aspecten van een project hebben gewerkt, onderscheid dan duidelijk hun uren en rollen.Financiële Administratie Bijwerken: Zowel zelfstandige ondernemers als bedrijven moeten ervoor zorgen dat alle gerelateerde uitgaven gedocumenteerd zijn en in lijn zijn met de gewerkte uren. Dit omvat de aanschaf van apparatuur, gebruikte materialen en alle andere kosten die verband houden met de R&D-activiteiten.Voorbereiden van het WBSO Jaarverslag: Maak een gedetailleerd verslag dat de R&D-activiteiten, gewerkte uren en gemaakte kosten over het jaar samenvat. Dit verslag moet een duidelijk overzicht geven van de projecten, waarbij de voortgang en eventuele afwijkingen van het oorspronkelijke plan worden benadrukt.Afhandeling van Fiscale Voordelen: Vraag de fiscale voordelen aan die verbonden zijn aan de WBSO-subsidie op basis van de verzamelde gegevens. Zorg ervoor dat alle benodigde formulieren correct zijn ingevuld en op tijd zijn ingediend.Voorbereiden op Mogelijke Audits: Zorg ervoor dat alle documentatie en gegevens op een georganiseerde manier worden bewaard en klaar zijn voor controle in het geval van een audit door de RVO. Zorg ervoor dat alle claims ondersteund worden door bewijs en dat de documentatie voldoet aan de WBSO-vereisten.