Na afloop van het WBSO-jaar is het belangrijk om de gewerkte uren te verwerken en ervoor te zorgen dat alle documentatie in orde is. Hier leest u hoe u dit proces effectief kunt aanpakken, rekening houdend met de verschillen tussen zelfstandigen en bedrijven met werknemers:
Zelfstandigen: Zelfstandigen moeten ten minste 500 uur aan R&D-werk documenteren gedurende het jaar om in aanmerking te komen voor de vaste S&O-aftrek. Deze aftrek wordt rechtstreeks toegepast op uw inkomstenbelastingaangifte en het aantal uren boven de 500 heeft geen invloed op het bedrag. Zorg ervoor dat u gedetailleerde verslagen bijhoudt van uw projecten en eventuele afwijkingen tussen de geschatte en feitelijke gewerkte uren documenteert.Bedrijven met Werknemers: Bedrijven moeten R&D-uren documenteren voor elke werknemer die betrokken is bij R&D-activiteiten. Deze uren moeten worden ingevoerd in de loonadministratie van het bedrijf en worden gebruikt om de loonkostenvermindering te berekenen. De claim wordt ingediend bij de Belastingdienst op basis van de geregistreerde uren, en bedrijven moeten het proces volgen om de loonkostenvermindering via de loonadministratie te claimen. Lees meer over administratievereisten. Bijwerken van Financiële Administratie: Zowel zelfstandigen als bedrijven moeten ervoor zorgen dat alle gerelateerde uitgaven worden gedocumenteerd en in overeenstemming zijn met de gewerkte uren. Dit omvat de aanschaf van apparatuur, gebruikte materialen en andere kosten die verband houden met R&D-activiteiten. Nauwkeurige financiële documentatie is cruciaal om de belastingaftrek of loonkostenvermindering te claimen. Bereken hoeveel subsidie u kunt ontvangen. Bijhouden van Project- en Urenadministratie: Zorg ervoor dat zowel de projectadministratie als de urenadministratie up-to-date is. De projectadministratie omvat het bijhouden van mijlpalen, voortgang en wijzigingen in de reikwijdte, terwijl de urenadministratie gaat over het loggen van de tijd die aan R&D-activiteiten is besteed. Naleving van deze vereisten is essentieel om WBSO-voordelen te claimen en problemen tijdens audits te voorkomen.Fiscale Voordelen Verwerken: Zelfstandigen claimen de vaste S&O-aftrek rechtstreeks in hun aangifte inkomstenbelasting, terwijl bedrijven loonkostenverminderingen claimen op basis van de gewerkte R&D-uren. Zorg ervoor dat alle formulieren correct zijn ingevuld om de volledige voordelen te ontvangen. Zie hoeveel subsidie u kunt claimen. Voorbereiden op Mogelijke Audits: Organiseer en bewaar uw documentatie voor het geval er een audit plaatsvindt door de RVO. Dit omvat het zorgen dat zowel de uren- als de projectadministratie grondig gedocumenteerd en up-to-date is. Tijdens een audit zal de RVO controleren of uw claims ondersteund worden door bewijsmateriaal en voldoen aan de WBSO-vereisten.
Voorbeeld 1
Een bedrijf gebruikt Traqqie om de tijd bij te houden die wordt besteed aan R&D-activiteiten. Ze houden gedetailleerde verslagen bij van de voortgang van het project, uitgaven en mijlpalen. Deze grondige documentatie zorgt voor naleving en bereidt hen goed voor op audits.
Voorbeeld 2
Een organisatie documenteert nauwkeurig alle R&D-activiteiten, houdt de uitgaven bij en onderhoudt nalevingsrapporten. Hun georganiseerde administratie helpt hen soepel door een audit, wat hun WBSO-geschiktheid valideert.
Negatief Voorbeeld 1
Een bedrijf slaagt er niet in om gedetailleerde verslagen bij te houden van hun R&D-activiteiten. Ze houden de tijd of uitgaven niet nauwkeurig bij, wat leidt tot problemen tijdens een audit en mogelijke diskwalificatie van WBSO-voordelen.
Negatief Voorbeeld 2
Een organisatie gebruikt geen tijdregistratiesoftware en vertrouwt op geheugen om R&D-uren bij te houden. Slechte documentatiepraktijken leiden ertoe dat essentiële nalevingsrapporten ontbreken en er problemen ontstaan tijdens een audit.
