De eerste WBSO-deadline voor 2025 komt eraan! Start vandaag met je aanvraag. Doe mee aan onze GRATIS workshop op 21 november bij TNW City, Amsterdam om meer te leren! - Evenement start over Loading...Meld je gratis aan!

Kennisbank / Projectuitvoering / Richtlijnen voor het Uitvoeren van WBSO Projecten / Documentatie en Administratie

Juiste Documentatie en Administratie voor WBSO-projecten

Q: Waarom is documentatie belangrijk voor WBSO-projecten?

Juiste documentatie en administratie zijn cruciaal om te voldoen aan de WBSO-regelgeving en ervoor te zorgen dat alle gerapporteerde uitgaven en activiteiten correct worden vastgelegd. Dit helpt bij het behouden van transparantie en bij de voorbereiding op mogelijke audits.

Q: Wat is het verschil tussen uren- en projectadministratie voor WBSO?

Urenadministratie houdt in dat de tijd wordt bijgehouden die elk teamlid besteedt aan R&D-activiteiten, terwijl de projectadministratie zich richt op het documenteren van de algehele voortgang van het project, inclusief mijlpalen, uitdagingen en wijzigingen in de scope. Urenadministratie moet binnen 10 werkdagen worden bijgewerkt, terwijl projectadministratie over een langere periode kan worden bijgewerkt.

Q: Is er een vereiste vorm voor het documenteren van WBSO-activiteiten?

Er is geen strikt format voor het documenteren van WBSO-activiteiten. Je kunt Excel-bestanden of andere formulieren gebruiken voor het bijhouden van administratie. Een geïntegreerde oplossing zoals <a href='/nl'>Traqqie</a> biedt echter een eenvoudigere manier om te voldoen aan de WBSO-regelgeving en administratie efficiënt bij te werken.

Juiste documentatie en administratie zijn cruciaal voor WBSO-projecten. Hier zijn de belangrijkste punten om in gedachten te houden:

Gedetailleerde Administratie Bijhouden: Houd gedetailleerde administratie bij van alle R&D-activiteiten. Dit omvat projectplannen, voortgangsrapporten, technische notities en eventuele wijzigingen in de projectomvang of -doelstellingen.

Urenadministratie: Houd nauwkeurig de tijd bij die aan R&D-activiteiten wordt besteed. Houd urenstaten bij of gebruik tijdregistratiesoftware zoals Traqqie om de gewerkte uren van elk teamlid bij het project vast te leggen. Volgens de WBSO-regelgeving moet de urenadministratie binnen 10 werkdagen worden bijgewerkt om te voldoen aan de vereisten. Het is essentieel om bij te houden wie aan welk project heeft gewerkt en hoeveel tijd aan elke R&D-taak is besteed.

Projectadministratie: Naast het bijhouden van uren, omvat de projectadministratie het onderhouden van gedetailleerde administratie over de voortgang van het project. Dit omvat het vastleggen van behaalde mijlpalen, ondervonden uitdagingen en wijzigingen in de projectomvang. In tegenstelling tot de urenadministratie kan de projectadministratie periodiek worden bijgewerkt, maar het is belangrijk ervoor te zorgen dat deze updates grondig zijn en overeenkomen met de gerapporteerde voortgang.

Kostenadministratie: Documenteer alle uitgaven die verband houden met het R&D-project. Dit omvat loonkosten, materiaalkosten en alle andere uitgaven die verband houden met het project. Bewaar bonnetjes en facturen voor verificatie en zorg ervoor dat alle uitgaven zijn afgestemd op het R&D-project en de mijlpalen.

Formulieren en Naleving: Gebruik voor zowel de uren- als projectadministratie gestandaardiseerde formulieren of Excel-sheets om gegevens vast te leggen. Er is geen strikt vereiste formulier, maar je moet ervoor zorgen dat het voldoet aan de nalevingsvereisten. Een geïntegreerde oplossing zoals Traqqie biedt echter een gestroomlijnde oplossing, waardoor het gemakkelijker is om administratie bij te werken en te onderhouden volgens de WBSO-regelgeving.

Voorbereiding op Audits: Wees voorbereid op mogelijke audits door georganiseerde en uitgebreide administratie te behouden. Zorg ervoor dat alle documentatie direct toegankelijk is en op verzoek kan worden verstrekt. Juiste documentatie van zowel uren- als projectadministratie is essentieel tijdens een audit.

Voorbeeld 1

Een bedrijf gebruikt Traqqie om de tijd die aan R&D-activiteiten wordt besteed bij te houden. Ze houden gedetailleerde administratie bij van de voortgang van het project, de uitgaven en de mijlpalen. Deze grondige documentatie zorgt voor naleving en bereidt hen goed voor op audits.

Voorbeeld 2

Een organisatie documenteert nauwgezet alle R&D-activiteiten, houdt de uitgaven bij en onderhoudt nalevingsrapporten. Hun georganiseerde administratie helpt hen soepel door een audit te navigeren, waarbij hun WBSO-geschiktheid wordt gevalideerd.

Negatief Voorbeeld 1

Een bedrijf slaagt er niet in gedetailleerde administratie bij te houden van hun R&D-activiteiten. Ze houden de tijd of uitgaven niet nauwkeurig bij, wat leidt tot moeilijkheden tijdens een audit en mogelijk uitsluiting van WBSO-voordelen.

Negatief Voorbeeld 2

Een organisatie gebruikt geen tijdregistratiesoftware en vertrouwt op geheugen voor het bijhouden van R&D-uren. Slechte documentatiepraktijken leiden tot het missen van belangrijke nalevingsrapporten en problemen tijdens een audit.

Frequently Asked Questions

Waarom is documentatie belangrijk voor WBSO-projecten?

Welke soorten administratie moeten worden bijgehouden voor WBSO-projecten?

Hoe lang kan de urenadministratie verouderd zijn?

Wat is het verschil tussen uren- en projectadministratie voor WBSO?

Is er een vereiste vorm voor het documenteren van WBSO-activiteiten?

Traqqie

Navigation

Traqqie
Bankastraat 42, 1094EG Amsterdam
KVK: 69477205
BTW: NL002464011B17
Email: info@traqqie.com Tel: 0647862151