Juiste documentatie en administratie zijn cruciaal voor WBSO-projecten. Hier zijn de belangrijkste punten om in gedachten te houden:
Gedetailleerde Administratie Bijhouden: Houd gedetailleerde administratie bij van alle R&D-activiteiten. Dit omvat projectplannen, voortgangsrapporten, technische notities en eventuele wijzigingen in de projectomvang of -doelstellingen.Urenadministratie: Houd nauwkeurig de tijd bij die aan R&D-activiteiten wordt besteed. Houd urenstaten bij of gebruik tijdregistratiesoftware zoals Traqqie om de gewerkte uren van elk teamlid bij het project vast te leggen. Volgens de WBSO-regelgeving moet de urenadministratie binnen 10 werkdagen worden bijgewerkt om te voldoen aan de vereisten. Het is essentieel om bij te houden wie aan welk project heeft gewerkt en hoeveel tijd aan elke R&D-taak is besteed. Projectadministratie: Naast het bijhouden van uren, omvat de projectadministratie het onderhouden van gedetailleerde administratie over de voortgang van het project. Dit omvat het vastleggen van behaalde mijlpalen, ondervonden uitdagingen en wijzigingen in de projectomvang. In tegenstelling tot de urenadministratie kan de projectadministratie periodiek worden bijgewerkt, maar het is belangrijk ervoor te zorgen dat deze updates grondig zijn en overeenkomen met de gerapporteerde voortgang.Kostenadministratie: Documenteer alle uitgaven die verband houden met het R&D-project. Dit omvat loonkosten, materiaalkosten en alle andere uitgaven die verband houden met het project. Bewaar bonnetjes en facturen voor verificatie en zorg ervoor dat alle uitgaven zijn afgestemd op het R&D-project en de mijlpalen.Formulieren en Naleving: Gebruik voor zowel de uren- als projectadministratie gestandaardiseerde formulieren of Excel-sheets om gegevens vast te leggen. Er is geen strikt vereiste formulier, maar je moet ervoor zorgen dat het voldoet aan de nalevingsvereisten. Een geïntegreerde oplossing zoals Traqqie biedt echter een gestroomlijnde oplossing, waardoor het gemakkelijker is om administratie bij te werken en te onderhouden volgens de WBSO-regelgeving. Voorbereiding op Audits: Wees voorbereid op mogelijke audits door georganiseerde en uitgebreide administratie te behouden. Zorg ervoor dat alle documentatie direct toegankelijk is en op verzoek kan worden verstrekt. Juiste documentatie van zowel uren- als projectadministratie is essentieel tijdens een audit.
Voorbeeld 1
Een bedrijf gebruikt Traqqie om de tijd die aan R&D-activiteiten wordt besteed bij te houden. Ze houden gedetailleerde administratie bij van de voortgang van het project, de uitgaven en de mijlpalen. Deze grondige documentatie zorgt voor naleving en bereidt hen goed voor op audits.
Voorbeeld 2
Een organisatie documenteert nauwgezet alle R&D-activiteiten, houdt de uitgaven bij en onderhoudt nalevingsrapporten. Hun georganiseerde administratie helpt hen soepel door een audit te navigeren, waarbij hun WBSO-geschiktheid wordt gevalideerd.
Negatief Voorbeeld 1
Een bedrijf slaagt er niet in gedetailleerde administratie bij te houden van hun R&D-activiteiten. Ze houden de tijd of uitgaven niet nauwkeurig bij, wat leidt tot moeilijkheden tijdens een audit en mogelijk uitsluiting van WBSO-voordelen.
Negatief Voorbeeld 2
Een organisatie gebruikt geen tijdregistratiesoftware en vertrouwt op geheugen voor het bijhouden van R&D-uren. Slechte documentatiepraktijken leiden tot het missen van belangrijke nalevingsrapporten en problemen tijdens een audit.
