Nauwkeurige rapportage van gerealiseerde uren, kosten en uitgaven is cruciaal om te voldoen aan de WBSO-vereisten. Hier zijn de belangrijkste stappen om ervoor te zorgen dat alles correct wordt gerapporteerd:
Urenregistratie: Houd gedetailleerde urenstaten bij of gebruik een tool voor urenregistratie zoals Traqqie om de uren die werknemers aan R&D-activiteiten besteden, vast te leggen. Zorg ervoor dat de urenstaten nauwkeurig zijn, binnen 10 werkdagen worden bijgewerkt en de daadwerkelijk bestede tijd aan in aanmerking komende R&D-taken weerspiegelen. Bij audits zorgt dit ervoor dat u voldoet aan de WBSO-vereisten. Kostendocumentatie: Houd uitgebreide gegevens bij van alle kosten die tijdens het R&D-project zijn gemaakt. Dit omvat facturen, bonnen en andere ondersteunende documenten voor arbeid, materialen, apparatuur en andere in aanmerking komende uitgaven. Zorg ervoor dat de kosten in overeenstemming zijn met de WBSO-criteria voor in aanmerking komende uitgaven.Uitgavenrapportage: Stel gedetailleerde uitgavenrapporten op waarin de totale kosten per categorie van in aanmerking komende uitgaven worden samengevat. Voeg verklaringen en rechtvaardigingen toe voor elke uitgave om transparantie en naleving van audits te waarborgen.Projectadministratie: Naast urenregistratie, houd projectniveau-documentatie bij waarin de voortgang van het project, mijlpalen en eventuele afwijkingen van het oorspronkelijke plan worden beschreven. Zorg ervoor dat de administratieve rapporten in lijn zijn met de gerapporteerde uren en kosten.