Goede documentatie en nauwkeurige administratie zijn essentieel voor het succesvol doorlopen van een WBSO audit of controle. De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) vereist dat bedrijven duidelijke en georganiseerde documentatie bijhouden ter ondersteuning van hun WBSO-aanvragen. Hier leest u hoe u zich goed kunt voorbereiden:
Beheer Uitgebreide Projectdocumentatie: Houd uitgebreide dossiers bij van alle R&D-activiteiten. Dit omvat gedetailleerde projectplannen, technische aantekeningen, voortgangsrapporten en eventuele wijzigingen in de scope en doelstellingen van uw R&D-projecten. Zorg ervoor dat elke ontwikkeling wordt gedocumenteerd om de voortgang van uw innovatiewerkzaamheden aan te tonen.Accurate Tijdsregistratie: Zorg voor nauwkeurige tijdsregistratie van de uren die alle werknemers aan R&D-activiteiten besteden. Gebruik urenregistratie of tijdregistratiesoftware zoals Traqqie om de tijd die aan WBSO-activiteiten is besteed, vast te leggen. Tijden moeten regelmatig worden bijgewerkt, bij voorkeur binnen de WBSO-verplichte 10 werkdagen, om aan de eisen te voldoen. Documenteer R&D Kosten: Houd gedetailleerde financiële administratie bij van alle kosten die zijn gemaakt tijdens uw R&D-projecten. Dit omvat bonnen, facturen en andere ondersteunende financiële documenten. Zorg ervoor dat alle gedocumenteerde kosten direct verband houden met de in aanmerking komende WBSO R&D-activiteiten. Kosten met betrekking tot materialen, apparatuur en arbeid moeten correct worden uitgesplitst.Maak Nalevingsrapporten: Creëer periodieke nalevingsrapporten die uw R&D-activiteiten, gewerkte uren en gerelateerde kosten samenvatten. Deze rapporten moeten een duidelijk overzicht bieden en zorgen voor naleving van de WBSO-vereisten. Nalevingsrapporten helpen audits te vereenvoudigen door aan te tonen dat uw projecten voldoen aan de vereiste criteria.Audit Voorbereiding: Wees proactief door regelmatig uw documentatie te controleren en ervoor te zorgen dat deze voldoet aan de WBSO-auditvereisten. In geval van een audit zorgt een goed onderhouden systeem voor een soepel proces en verkleint u het risico op boetes of afgewezen claims.Door deze best practices te volgen, zorgt u ervoor dat uw bedrijf audit-klaar en compliant is met WBSO-regelgeving, wat helpt bij het veiligstellen van waardevolle belastingvoordelen.
